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La dématérialisation des actes courants de l'entreprise

Séverine Odou et Laetitia Filoux

La dématérialisation des actes de l'entreprise consiste à rendre ces actes immatériels ; Du papier l'on passe alors à la voie numérique. Face à la société de l'information, cette dématérialisation se veut de plus en plus fréquente. Ainsi, dans un souci de facilité de gestion, de réduction des frais et d'archivage, l'Etat ouvre la voie aux télé-procédures. Ces téléprocédures se révèlent sous diverses formes : La télédéclaration, le télépaiement. Dans ces cas, la dématérialisation est alors totale.
Dans d'autres cas, l'entreprise peut uniquement télécharger les formulaires, ou encore les remplir en ligne, mais doit l'imprimer pour ensuite l'envoyer par voie postale à l'administration fiscale. La dématérialisation n'est alors que partielle.-----Par la création de la Direction des Grandes Entreprises (DGE), le législateur a centralisé les procédures fiscales. Aujourd'hui les grandes entreprises disposent d'un interlocuteur unique : la DGE. A compter du 1er janvier 2002 l'obligation de télédéclarer s'appliquent aux entreprises relevant de la DGE.
L'art. 1649 quater B du code général des impôts liste les entreprises soumises à une obligation de télédéclaration et de télérèglement (voir : http://www.legifrance.gouv.fr ).
Plusieurs types de télé-procédures sont disponibles : déclaration en ligne, paiement en ligne ou encore consultation du dossier fiscal en ligne.
Ces téléprocédures ne sont qu'un début puisque le programme Copernic de modernisation du système d'information fiscale prévoit la généralisation du télépaiement à tous les impôts d'ici 2008.

La valeur juridique d'une télédéclaration est la même que celle d'une déclaration traditionnelle papier. Les problèmes susceptibles de se poser sont les mêmes que pour des déclarations hors ligne : identification du déclarant et garantie d'intégrité des données. Les procédures proposées font face à ces problèmes puisque les télédéclarations faites électroniquement sont signées (signature électronique), puis transmises de manière sécurisée à la Direction Générale des Impôts. En outre, un accusé de réception vous est transmis à chaque envoi.

1. La TéléTVA
A quoi ça sert ?

Le service TéléTVA permet aux entreprises de télédéclarer et télérègler leur TVA. Cela suppose d'avoir rempli, au préalable un formulaire de souscription à ce dispositif.
Vous trouverez le formulaire de souscription à l'adresse suivante :
http://www.impots.gouv.fr/documentation/pratique/cddge/dir/pdf/souscrir.pdf

Comment ça marche ?

Les entreprises devront opter pour l'une des deux modalités techniques proposées:
- L'Echange de Données Informatisées (EDI) : Cette procédure nécessite l'intervention d'un tiers agrée par la Direction Générales des Impôts (DGI)
- L'Echange de Formulaires Informatisés : L'EFI repose sur l'utilisation d'une signature électronique. L'acquisition d'un certificat électronique est donc un préalable à la souscription du service.

La souscription effectuée permettra à l'entreprise de déclarer sa TVA en ligne puis de la payer en ligne.
Pour en savoir plus sur la procédure EDI :
http://www.impots.gouv.fr/general/faq/telepro/edipresentation.htm
http://www.impots.gouv.fr/e_services/tdfc/partenaires_edi.htm

Pour en savoir plus sur la procédure EFI :
http://www.impots.gouv.fr/general/faq/telepro/efipresentation.htm

Pour en savoir plus sur TéléTVA :
http://www.impots.gouv.fr/e_services/tele_tva/accueil_teletva.htm

2. TDFC (Transfert de données fiscales et comptables)

A quoi ça sert ?

TDFC est un deuxième e-service mis à la disposition des entreprises afin de transmettre de façon dématérialisée la déclaration de résultats et ses annexes.

Comment ça marche ?

Afin de souscrire au transfert de données fiscales et comptables, il faut tout d'abord que l'entreprise souscrive une convention, téléchargeable à l'adresse suivante :
http://www.impots.gouv.fr/documentation/pratique/tdfc/pdf/conv_tdfc_formulaire.pdf
Les opérations de transfert sont effectuées via la technique de l'EDI.

Pour en savoir plus sur la procédure TDFC :
http://www.impots.gouv.fr/e_services/tdfc/accueil_tdfc.htm
http://www.impots.gouv.fr/e_services/tdfc/ttdfc.html (législation en vigueur)

3. SATELIT : pour permettre aux entreprises de payer leurs impôts en ligne

A quoi ça sert ?

SATELIT est le troisième e-service mis à la disposition des entreprises par l'administration fiscale. Ce service permet aux entreprises de payer leurs impôts en ligne.

Quels impôts sont concernés par ce télépaiement ?

Le service SATELIT perme t de régler en ligne l'impôt sur les sociétés, la taxe professionnelle, la taxe sur les salaires et les taxes foncières ?

Comment ça marche ?

Ce paiement en ligne repose sur un certificat de sécurité qu'il est possible de se procurer auprès du MINEFI.
Ensuite, pour payer en ligne la démarche est la suivante :
- Identification grâce au numéro SIRET
- Sélection de l'impôt concerné
- Selon l'impôt sélectionné, certaines informations doivent être déclarées
- Paiement en ligne

4. Les téléchargements en ligne :

A côté de ces trois services qui offrent une dématérialisation quasiment complète, l'administration fiscale met à la disposition des entreprises le téléchargement de certains formulaires. Ces formulaires sont à imprimer, à remplir, et à envoyer à l'administration fiscale.-----Le site phare en matière de télé-procédure des actes sociaux est http://www.net-entreprises.fr/
C'est un site qui est recommandé par le site du service public (http://www.service-public.fr/teleservices/teleservices-prof.html) et qui vous permet d'effectuer vos formalités en ligne.

Nous allons donc étudier les différentes déclarations sociales que vous pouvez effectuer via le web.

1. La déclaration unique d'embauche (DUE)

A quoi sert la DUE ?

La DUE permet de regrouper 8 formalités obligatoires liées à l'embauche d'un salarié:
- déclaration préalable à l'embauche
- la déclaration d'une première embauche dans un établissement
- la demande d'immatriculation d'un salarié au régime général de la Sécurité sociale
- la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage
- la demande d'adhésion à un service de santé au travail
- la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire
- la déclaration en vue d'appliquer l'abattement des cotisations patronales pour l'embauche d'un salarié à temps partiel
- la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle de données sociales (DADS)

Qui doit effectuer la DUE ?

Elle doit être faite par l'employeur pour toute embauche d'un salarié qui relève du régime général de la sécurité sociale et avant la mise au travail effective de ce salarié.
Elle a lieu au plus tôt huit jours avant l'embauche et au plus tard dans l'instant qui suit l'embauche selon le moyen utilisé (téléphone, télécopie, Minitel 3614 DPAE, LR/AR)

La DUE est faite auprès de l'URSSAF dont relève l'établissement concerné par l'embauche.

Comment faire cette DUE ?

La DUE peut être faite par échange de formulaire informatisé (EFI), échange de données informatisé (EDI) ou par tout autre moyen (Minitel, fax, courrier,...).

Si vous souhaitez télédéclarer la DUE vous pouvez aller sur le site http://www.due.fr. Vous n'aurez plus qu'à vous laisser guider pour remplir la déclaration. Une fois cette déclaration effectuée, n'oubliez pas d'imprimer l'accusé de réception en ligne contenant la référence du dossier attestant de la déclaration.

2. La déclaration unifiée de cotisations sociales (DUCS)

A quoi sert la DUCS ?

La DUCS permet de déclarer, en une seule formalité, les cotisations sociales obligatoires auprès des organismes de la protection sociale (URSSAF, ASSEDIC, Institutions de retraite complémentaire, ARRCO et AGIRC)

Qui doit effectuer la DUCS ?

C'est l'employeur ou un tiers-déclarant (expert comptable, ...) ayant reçu mandat qui peut faire cette déclaration.

Comment faire cette DUCS ?

Net-entreprise propose sur son site http://www.net-entreprises.fr/ :
- Une déclaration en ligne sur formulaire électronique (EFI) : l'avantage est de pouvoir s'acquitter, en une seule fois, de 3 ou 4 déclarations à faire. Une fois la déclaration faite, vous recevrez un accusé de réception électronique vous indiquant que votre déclaration a bien été effectuée.
- Une déclaration par EDI à envoyer par courrier au format " DUCS Papier " ou en utilisant un bordereau traditionnel.

Cette DUCS via le Web vous permet :
- de respecter des échéances de déclarations grâce aux accusés de réception électroniques,
- de corriger vos données jusqu'au dernier moment
- d'anticiper les déclarations tout en conservant le paiement des cotisations juste à l'échéance grâce au télé-réglement.

3. Les autres télédéclarations existantes

Il existe une multitude de télédéclaration sociale :
- la déclaration unique d'embauche pour les salariés agricoles (DUE MSA)
- la déclaration d'accident de travail MSA (DAT MSA)
- la déclaration annuelle de données sociales (DADS-TDS et DADS-U)
- la contribution sociale de solidarité des sociétés (CSSS)
- la déclaration commune des revenus des professions indépendantes (DCR)

Vous pouvez faire toutes ces déclarations sur le site http://www.net-entreprises.fr----- 1. La propriété industrielle et les formulaires en ligne :

Plus besoin de vous déplacer ou d'attendre que l'INPI vous envoi un formulaire papier. Désormais, vous pouvez imprimer des formulaires à remplir sur le site de l'inpi : http://www.inpi.fr/inpi/html/proteger/formdepo/indexbis.htm

Vous trouverez, notamment, les formulaires suivants :
Concernant le brevet :
- Le formulaire de requête en délivrance.
- Le formulaire de désignation de l'inventeur.
- Le formulaire de déclaration de retrait
- Le formulaire de déclaration d'invention de salarié

Concernant les marques :
- Le formulaire de demande d'enregistrement de marque.
- Le formulaire de déclaration de renouvellement de marque.
- Le formulaire d'opposition à enregistrement de marque.
- Le formulaire de déclaration de retrait

Concernant les dessins et modèles :
- Le formulaire de demande d'enregistrement de dessins et modèles
- Le formulaire de support de reproduction de dessins et modèles.

2. Les déclarations auprès de la CNIL
Pour être en conformité avec la loi informatique et liberté du 6 janvier 1978, vous devez déclarer :
- votre site Internet : vous pouvez faire cette déclaration directement sur le site de la CNIL http://www.cnil.fr/declarer/index-internet.htm
- vos traitements automatisés de données nominatives : vous pouvez faire cette déclaration sur le site de la CNIL http://www.cnil.fr/dec_online/accueil.htm. L'avantage de cette télédéclaration est que vous pouvez l'interrompre à tout moment et y revenir plus tard grâce à un code d'accès.

Si vous ne souhaitez pas faire votre déclaration en ligne, le téléchargement du formulaire papier est également possible.

Pour en savoir plus sur la CNIL et les sites Web :
Vous pouvez consulter la fiche pratique suivante :
http://www.avocats-conseil.com/html/fiches/fiches_ntic.htm

3. Le vote électronique

Les sociétés ont la possibilité de faire leur assemblée, leur réunion via les NTIC.

Pour en savoir plus sur le vote électronique :
Vous pouvez consulter la fiche pratique suivante : http://www.avocats-conseils.com/html/fiches/fiches_ntic.htm

4. L'envoi de courrier électronique recommandé avec accusé de réception de manière sécurisé

Depuis peu, vous pouvez aussi envoyer votre courrier électronique en recommandé. Ce nouveau procédé fait appel à la technique de la signature électronique. Ce système n'est pas sans valeur puisque la loi du 13 mars 2000 confère la même force probante à l'écrit électronique qu'à l'écrit papier (si celui-ci rempli les conditions de confidentialité et d'intégrité).
Cette procédure donne donc à votre e-mail une plus grande sécurité et peut même être produit en justice

Quelques sites proposent ce type de service, notamment :
http://www.lettrerecommandee.com/modules/movie/scenes/home/


Pour aller plus loin sur ce thème :
" Les sites
http://www.cnil.fr
http://www.avocats-conseil.com
http://www.urssaf.fr
http://www.signelec.com

Les textes
Loi de finances pour 2002 n° 2001-1275 du 28 décembre 2001 en ce qui concerne le rapprochement de la DGE et des téléprocédures.
Décret n°98-252 du 1er avril 1998, relatif à la déclaration unique d'embauche
Les décrets n° 95-1355 du 29 décembre 1995 et n° 98-252 du 1er avril 1998 relatifs à la DUE MSA
Loi n°72-965 du 25 octobre 1972 relative à la DAT MSA
Décret n°85-1343 du 16 décembre 1985 relatif à la DADS
La loi 2001-420 du 15 mai 2001, relative aux nouvelles régulations économiques en ce qui concerne les visioconférences.


Date de dernière mise à jour : 08/01/2009 - 3:10 PM


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