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Gestionnaire des Services Généraux posté par TeamRH

CDI - temps plein
Paris

Description de l'offre

Au sein d’un cabinet d’Avocats:

Fonctions Principales 

Supervision et formation d'un étudiant BTS Services Généraux en alternance (temps partiel) ;

Coordination avec les autres fonctions support (comptabilité, assistance administrative, HR, Informatique) sous la supervision de l'équipe dirigeante.

Locaux

- Entretien du site (immeuble entièrement occupé par la société), interface avec les prestataires chargés du ménage et de l'accueil, interface avec les prestataires de l'immeuble (sécurité, jardins et terrasses, chauffage, climatisation, eau, gaz et électricité, etc.) et services municipaux,

- vérification du bon fonctionnement du matériel et des équipements (chauffage, climatisation, etc.), maintenance de premier niveau en cas de dysfonctionnement, supervision des interventions de maintenance ou travaux extérieurs,

- déménagements internes (avec l'aide de prestataires), petite manutention/rangement de colis,

- Interface et supervision de tous travaux d'aménagement (cloisonnement, câblage, menuiserie) avec nos contractants et architectes,

- Sécurité des locaux : mise en œuvre des procédures pour l'accès, la surveillance et les flux de circulation interne; éventuellement formation du personnel ; mise en place d'opérations d'exercice d'évacuation.

Reprographie et archives

- photocopies de documents, établissement de bibles, reliures, classeurs, selon demande,

- gestion des archivages, classements, destructions et rangements, interface avec le prestataire d'archivage externe.

Fournitures

- Gestion des fournitures (commande, réception et suivi du stock ; tableaux de suivi et proposition d'optimisation des coûts, mise en concurrence des fournisseurs) et approvisionnement des différents étages (bureaux, tisaneries) et de la cafétéria.

- Gestion des stocks et réserves, rangement.

Divers

- Aménagements et installation lors des postes des nouveaux arrivants (hors informatique),

- gestion quotidienne des salles de réunion (vérification fournitures, équipement média, remise en ordre après les réunions),

- assistance pour la logistique de l'organisation d'évènements internes ou clients,

- distribution quotidienne des courriers, colis et télécopies, relations avec les services de La Poste,

- petites courses selon planning ou urgence (par exemple pressing, restauration, achats de fournitures ou petit matériel bureau urgent).

Coordination et interface avec l'équipe IT/Téléphonie pour suivi: lnformatique, audiovisuel, copieurs et téléphonie.

Conditions requises

Profil 

-Formation spécialisée et/ou expérience solide dans les services généraux. Une expérience préalable substantielle dans des fonctions similaires est exigée, si possible en cabinet d'avocat ;

-Bonne présentation ;

-Fort sens du service ;

-Organisé(e) et pratique ;

-Réactif (ve), disponible et dynamique ;

-Esprit d'équipe et bonne communication ;

-Rigoureux (se) ;

-Sens de la confidentialité ;

-Solides bases d'anglais oral et écrit ;

-Connaissance des normes qualité, sécurité et environnement.

Numéro de référence

3310

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